L'objectif d'une démarche d'urbanisation est d'aboutir à une structuration du système d'information permettant d'en améliorer ses performances et son évolutivité. Elle permet ainsi de donner les moyens à l'entreprise de faire évoluer son système d'information en connaissance de cause.
Une telle démarche commence par le recensement et la capitalisation de l'ensemble des informations sur le système d'information de l'entreprise (bases de données, applications, services, etc.), en relation avec leur fonction, afin de les rationaliser et de permettre de valoriser le capital informationnel de l'entreprise.
Le terme « urbanisation » est utilisé par analogie avec les travaux d'architecture et d'urbanisme dans une ville en comparant une entreprise avec une ville et ses différents quartiers, zones et blocs.
L’urbanisation est une méthode qui permet d’appréhender les systèmes d’information de façon globale aussi bien dans les phases de conception, d’optimisation ou de refonte totale.
Cette opération permet notamment de constituer une base de connaissance et d’identifier les liens existants entre les différents éléments qui constituent le système d’information (applications, processus, données) et de constituer un support s’appuyant sur un langage unique, facilitant la communication entre tous les acteurs.
Rapportée au SIRH, la démarche d'urbanisation consiste, dans un premier temps, à étudier les différents secteurs fonctionnels non pas de l’entreprise, mais du domaine ressources humaines, afin d'être en mesure d'en réaliser une cartographie, puis d'étudier de la même manière son système d'information.
Même si la fonction RH a été sensibilisée peu à peu au sujet, son intérêt porté à la démarche est resté cependant très discret. Or, les nombreuses évolutions métiers ou réglementaires récentes (temps de travail, droit individuel à la formation, etc.) confirment qu’une telle démarche est souvent bien utile. En effet, ces évolutions, non anticipées, ont souvent été conduites ces dernières années, avec un objectif de respect des délais imposés mais sans démarche d’optimisation du système. Ceci étant bien évidemment fortement lié à la réalité organisationnelle du moment.
L’urbaniste du SIRH est-elle une fonction d’avenir ?
Nul ne peut prédire l’avenir mais de nouvelles avancées sont à prévoir avec leur lot d’impacts sur le SI. Pour preuve le tout récent droit individuel à la formation (DIF) qui a nécessité de faire évoluer les processus existants en les enrichissant d’un workflow de demande de formation, de gérer de nouvelles données (rubriques et compteurs) et de mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités de type reporting.
Face à ces nouvelles avancées, les SIRH devront être de plus en plus évolutifs, proposer une couverture maximale des processus de gestion, assurer une cohérence totale entre ces processus, permettre l’intégration de nouveaux acteurs, permettre à la fonction RH de trouver le juste point d’équilibre entre centralisation de la gestion administrative et décentralisation de la gestion individuelle. La liste peut être longue. Toutefois, ces quelques exemples permettent de mieux comprendre la nécessité d’architecture et d’urbanisation du SIRH afin d’appréhender l’avenir plus sereinement.
Au niveau du SI, l’urbanisation ne peut se faire sans informaticien ou plutôt sans un urbaniste, fonction qui tend à devenir un véritable métier.
On l’a bien compris, rapporté au SIRH, ces opérations d’urbanisation deviennent indispensables et viennent compléter le spectre déjà très large des activité du responsable SIRH.
